به گزارش خبرگزاری مهر به نقل از ایفدانا، زهرا امیری گفت: از این پس، تمامی مکاتبات شرکت‌های دارای اتوماسیون اداری با سازمان، صرفاً باید از طریق سامانه مکاتبات اداری و در چارچوب شیوه‌نامه اجرایی ثبت و نگهداری اسناد انجام شود. رعایت الزامات فنی و اداری در این مکاتبات الزامی است و هدف از این اقدام، کاهش بار اداری، تسهیل پیگیری‌ها و ارتقا بهره‌وری است.
وی با اشاره به ضرورت مدیریت حجم فایل‌های ارسالی افزود: برای تسریع در پردازش و رسیدگی به مکاتبات، حجم پیوست‌ها نباید از ۹ مگابایت تجاوز کند. فایل‌هایی با حجم بیشتر (تا ۵۰ مگابایت) صرفاً باید در قالب لوح فشرده (CD یا DVD) ارسال شوند.
رئیس دبیرخانه سازمان تأکید کرد: نامه‌ها باید مستقیماً خطاب به اداره‌کل مرتبط تنظیم شوند. در قسمت موضوع نیز لازم است عنوان اداره و شرح مختصر موضوع به‌صورت واضح درج شود. همچنین در صورت اشاره به سایر مکاتبات، شرکت‌ها باید لینک مکاتبه مرتبط را در قسمت مراجع قرار دهند.
به گفته امیری، شرکت‌ها موظف‌اند شماره نامه خود را در بخش کلیدواژه‌ها وارد کنند. همچنین با توجه به اتصال مسیرهای ارتباطی با معاونت‌های غذا و دارو در دانشگاه‌های علوم پزشکی، شرکت‌ها باید مکاتبات مرتبط را مستقیماً به کارتابل معاونت غذا و دارو دانشگاه مربوطه ارسال نمایند.
وی در ادامه بیان کرد: کاربران سامانه مکاتبات شرکت‌ها می‌توانند از بخش پیگیری نامه در سامانه، وضعیت رسیدگی به مکاتبات خود را بررسی کنند. برای هماهنگی بیشتر، شرکت‌ها می‌توانند با اداره راهبری اسناد و مدارک سازمان تماس بگیرند.
