نرم‌افزارهای مدیریت وظایف؛ ابزارهای ضروری برای موفقیت تیمی

نرم‌افزار مدیریت وظایف بهره‌وری را افزایش می‌دهد

مدیریت پروژه فراتر از ایجاد لیست‌ها و بررسی آن‌ها پس از انجام است. مدیریت وظایف کارکنان شامل ایجاد زمان‌بندی‌های واقعی، نظارت بر عملکرد، مدیریت برنامه‌ها، پیگیری تیم و بسیاری موارد دیگر است! نرم‌افزارهای مدیریت وظایف مناسب به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا با تیم خود در ارتباط باشند، وظایف و پروژه‌ها را پیگیری کنند و مطمئن شوند که تیم‌ها به‌طور مؤثر کار می‌کنند. برای این مقاله، ما تحقیقات گسترده‌ای روی نرم‌افزارهای رایگان مدیریت وظایف انجام داده‌ایم و بهترین 9 گزینه را انتخاب کرده‌ایم. همه آن‌ها برنامه‌های رایگان و پولی ارائه می‌دهند.

با نرم‌افزار مدیریت وظایف دیگر هیچ کاری را فراموش نمی‌کنید

نرم‌افزار مدیریت وظایف چیست؟

نرم‌افزار مدیریت وظایف ابزاری دیجیتال است که به مدیران و تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌ها را برنامه‌ریزی، سازماندهی، تخصیص و پیگیری کنند، چه برای وظایف فردی و چه برای کارهای گروهی. سیستم مدیریت وظایف کارمندان برای دستیابی بهتر به اهداف و انجام پروژه‌ها به صورت کارآمدتر از طریق سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف مرتبط، ارائه بینش‌های آنی و تقویت همکاری استفاده می‌شود.

نحوه کار نرم‌افزار مدیریت وظایف

یک ابزار مؤثر مدیریت وظایف، چه پولی و چه رایگان، به افراد یا تیم‌ها در مدیریت پروژه‌ها و رسیدن به اهدافشان کمک می‌کند. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که برنامه‌ریزی پروژه‌ها و وظایف، اولویت‌ها، خودکارسازی‌ها، وابستگی‌ها، مدیریت منابع و بودجه‌بندی را سفارشی کنید.

در حالی که هر نرم‌افزار روش خاص خود را دارد، معمولاً به شما این امکان را می‌دهد که وظایف را ایجاد کرده و به اعضای تیم خود تخصیص دهید، اولویت‌ها را تنظیم کنید، پیشرفت را پیگیری کنید و اهداف و مهلت‌ها را تعیین کنید. بسیاری از نرم‌افزارها گزینه‌های خودکارسازی مانند خودکارسازی وظایف تکراری را هم شامل می‌شوند. نرم‌افزار مدیریت وظایف داده‌هایی تولید می‌کند که می‌توان به آن‌ها دسترسی داشت و از آن‌ها برای ایجاد گزارش‌ها، ردیابی عملکرد و دریافت بینش‌های مفید استفاده کرد.

گزارش‌دهی عملکرد یکی از ویژگی‌های مهم این ابزارهاست

چه ویژگی‌هایی باید در یک ابزار مدیریت وظایف جستجو کنید؟

برای تیم‌های همکار چندگانه نرم‌افزار مدیریت وظایف فقط به شناسایی، نظارت و مدیریت وظایف کمک نمی‌کند. این ابزار فراتر از پشتیبانی از یک لیست ساده کار است و ویژگی‌هایی برای همکاری مؤثر در جریان‌های کاری پیچیده به‌منظور دستیابی به اهداف ارائه می‌دهد.

بهترین نرم‌افزار مدیریت وظایف به تیم ها این امکان را می‌دهد که مهلت‌ها را تعیین کنند، وظایف را اولویت‌بندی کنند، پیشرفت را پیگیری کنند و برنامه‌ها را به‌راحتی تنظیم کنند که این امر به تصمیم‌گیری روان‌تر منجر می‌شود. سایر قابلیت‌های مفیدی که ما به آن‌ها توجه داریم عبارتند از:

• انعطاف‌پذیری: تجربه نشان می‌دهد که نرم‌افزار مدیریت وظایف خوب همیشه دارای رابط کاربری آسان است. امتیاز اضافی اگر بر روی تمام سیستم‌عامل‌های اصلی در دستگاه‌ها به‌طور روان اجرا شود، که این به تیم کنترل بیشتری بر روی کارهای روزانه می‌دهد.

• ردیابی زمان: ما متوجه شدیم که بهتر است از یک راه‌حل مدیریت وظایف استفاده کنیم که امکان ردیابی زمان را به‌طور یکپارچه فراهم کند تا بتوانیم مدیریت زمان خود را بهبود بخشیم.

• اتوماتیک‌سازی وظایف: با رشد کسب‌وکار شما، اتوماتیک‌سازی نقش کلیدی در گسترش پایدار پایه وظایف ایفا می‌کند. بهترین نرم‌افزار مدیریت وظایف به ما این امکان را می‌دهد که وظایف اداری تکراری را اتوماتیک کنیم و وقت بیشتری برای تمرکز بر روی وظایف چالش‌برانگیز و سطح بالا بگذاریم.

• گزارش‌دهی و آنالیز: ما متوجه شدیم که نرم‌افزار مدیریت وظایف با کیفیت دارای ویژگی‌های گزارش‌دهی برای ثبت و تحلیل اطلاعات (مانند داده‌های ورود/خروج، غیبت و ساعات اضافه‌کاری) به‌منظور تجزیه‌و‌تحلیل بهره‌وری، فاکتور و مدیریت حقوق است.

• یکپارچگی با دیگر ابزارها: این ممکن است یک ترجیح شخصی باشد، اما من دوست دارم زمانی که سیستم مدیریت وظایف من با سایر نرم‌افزارهایی که استفاده می‌کنیم، مانند اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، ابزارهای مدیریت پروژه و دستیارهای نوشتاری یکپارچه شود، زیرا این کار سوئیچ کردن بین زمینه‌ها را حذف کرده و همکاری تیمی و نظارت بر وظایف را بسیار راحت‌تر می‌کند. 

9 تا بهترین نرم‌افزارهای مدیریت وظایف کارمندان 

1. Connecteam: بهترین نرم‌افزار مدیریت وظایف رایگان و همه‌جانبه

دسترس‌پذیر در: وب ، iOS و Android

Connecteam بهترین گزینه برای نرم‌افزار مدیریت وظایف رایگان است. ویژگی‌های قوی مدیریت وظایف و پروژه‌ها و همچنین ابزارهای همکاری، آن را به انتخابی ایده‌آل برای هر صنعتی تبدیل کرده است، به‌ویژه برای شرکت‌هایی با تیم‌های دورکار و کارگران میدانی.

رابط کاربری آن آسان است و پشتیبانی مشتری عالی آن، استفاده از آن را برای هر کسی راحت می‌کند. می‌توانید تمام وظایف تیم خود را از طریق اپلیکیشن موبایل از یک داشبورد ساده که تیم شما هر زمان و هر جایی می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد، مدیریت کنید.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Connecteam

• ایجاد وظایف و زیر وظایف دقیق در چند دقیقه: با اپلیکیشن مدیریت وظایف Connecteam می‌توانید وظایف و زیر وظایف برای کارمندان خود ایجاد کنید. این اپلیکیشن نیاز دارد که ابتدا ویژگی مربوطه فعال شود و مجوزهایی برای افرادی که می‌توانند وظایف را اختصاص دهند، تنظیم شود. این کار ساده است: فقط کافیست روی آیکون Quick Tasks در سمت چپ داشبورد کلیک کنید و از آنجا می‌توانید تمام وظایف تیم را مدیریت کنید.

• تنظیم گردش‌کارها و انتشار چندین وظیفه همزمان: می‌توانید وظایف را به دسته‌بندی‌های مختلف تقسیم کرده و آن‌ها را به افراد مناسب اختصاص دهید. برای هر وظیفه می‌توانید توضیحات، تاریخ‌های مهلت، فرم‌ها و چک‌لیست‌های دیجیتال اضافه کنید.

• وظایف تکراری: وظایف تکراری برای مواردی که نیاز به انجام منظم دارند می‌تواند به‌طور خودکار تنظیم شود تا نیازی به ایجاد دستی هر بار نباشد. شما می‌توانید فرکانس وظایف (روزانه، هفتگی یا ماهانه) را انتخاب کنید.

• واگذاری وظایف به اعضای تیم مناسب: ویژگی‌های مدیریت زمان‌بندی کارمندان Connecteam به شما این امکان را می‌دهد که مدارک و صلاحیت‌های کارمندان خود را مشاهده کرده و وظایف را به بهترین افراد اختصاص دهید.

• پیگیری پیشرفت پروژه و بهره‌وری با گزارش‌ها و ردیابی زمان: با Connecteam می‌توانید پیشرفت وظایف و زیر وظایف را ردیابی کنید. داشبورد مدیریت به شما نمایی از تمام وظایف با وضعیت‌هایی مانند "باز"، "در حال انجام" و "کامل" می‌دهد.

• گفتگوی داخلی برای همکاری مؤثر: ابزار گفتگوی درون‌برنامه‌ای Connecteam این امکان را می‌دهد که کارمندان با یکدیگر همکاری کرده و سؤالات خود را با هم و یا شما در میان بگذارند.

• قیمت‌گذاری و طرح رایگان : Connecteam علاوه بر مدیریت وظایف، ویژگی‌های مربوط به عملیات، ارتباطات و مدیریت منابع انسانی را نیز ارائه می‌دهد. Connecteam یک طرح کاملاً رایگان برای کسب‌وکارهای کوچک با حداکثر 10 کارمند و یک دوره آزمایشی رایگان دو هفته‌ای برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر دارد.

مزایا:

• آسان برای استفاده

• پشتیبانی عالی

• راه‌حل همه‌جانبه

• مقرون به‌صرفه

معایب:

• نیاز به دسترسی به اینترنت یا WiFi برای کارکرد

Connecteam مدیریت وظایف و عملیات روزانه سازمانی

2. ClickUp : مناسب برای شخصی‌سازی فضاهای کاری

دسترس‌پذیر در: وب ، iOS ، Android ، Windows ، Mac

نرم‌افزار مدیریت وظایف کارمندان ClickUp به تیم‌ها کمک می‌کند تا از همان اپلیکیشن برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و همکاری بر روی پروژه‌ها استفاده کنند.

ClickUp دارای ویژگی بودجه‌بندی است و می‌تواند به انواع مختلف پروژه‌ها و اندازه‌های تیم‌ها تطبیق یابد. داشبورد اصلی نیز به‌خوبی تنظیم شده است و هر قسمت از صفحه به بخش‌های مختلف کار اختصاص داده شده است.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه ClickUp 

• مدیریت پروژه‌ها: پس از ثبت‌نام در ClickUp، به فضای کاری اصلی خود منتقل می‌شوید. در داخل هر فضای کاری، تخته‌هایی وجود دارد که شامل وظایف اختصاص داده شده به شما است. می‌توانید هر تخته را با الگوها و مجوزهای مختلف شخصی‌سازی کنید.

• نمایش چندگانه وظایف: ClickUp چندین نوع نمایش وظیفه را ارائه می‌دهد، از جمله نمایش فهرستی، تخته‌ای، تقویمی و نمودار گانت. این امر به کارمندان این امکان را می‌دهد که نمایش مناسب برای نیازهای خاص خود را انتخاب کنند.

• شخصی‌سازی فضای کاری: یکی از ویژگی‌های جالب ClickUp این است که هر کارمند می‌تواند فضای کاری خود و اپلیکیشن را مطابق با نیازهای پروژه و ترجیحات شخصی خود تنظیم کند.

مزایا:

• ساده برای استفاده

• گزینه‌های عالی برای شخصی‌سازی

معایب:

• ممکن است باگ‌هایی داشته باشد.

• نسخه موبایل تجربه کاربری مناسبی ندارد.

ClickUp ابزار چندمنظوره برای مدیریت پروژه‌ها

3. Nifty: عالی برای ردیابی زمان

دسترس پذیر در: وب ، iOS ، Android ، ویندوز ، مک

Nifty با ترکیب و متمرکز کردن مدیریت وظایف تیمی، ارتباطات و همکاری با مشتریان در یک ابزار، جریان‌های کاری تیمی را ساده می‌کند. Nifty یک نرم‌افزار مدیریت پروژه همه‌جانبه است. شما می‌توانید تمام وظایف تیمی را مدیریت کنید، آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید و اهداف و اولویت‌ها را تعیین کنید.

ویژگی‌های مدیریت وظایف و پروژه Nifty 

• واسط کاربری آسان : واسط کاربری Nifty یکی از بهترین‌ها بود. تخته وظایف پیش‌فرض شامل ۳ فهرست است، اما شما می‌توانید جریان کاری خود را با اضافه کردن، تغییر نام و جابجایی فهرست‌های وظیفگی سفارشی کنید. وقتی روی یک وظیفه کلیک می‌کنید تا آن را تمام کنید، به طور خودکار به ستون "تکمیل شده" منتقل می‌شود که با رنگ سبز هایلایت می‌شود. وظایف می‌توانند به سادگی موارد فهرست‌کاری یا اهداف کاملی با چند بخش باشند. شما همچنین می‌توانید تعیین کنید که کدام فهرست‌ها به صورت خودکار انجام شوند، این کار با استفاده از آیکون صاعقه در گوشه بالا سمت راست صفحه انجام می‌شود.

اضافه کردن توضیحات، تاریخ‌های سررسید، اختصاص زیروظایف و پیوست کردن فایل‌ها امکان‌پذیر است. نکته‌ای که من بسیار قدردان آن هستم، بخش نظرات است که در هر وظیفه گنجانده شده تا بازخورد تیمی را متمرکز کند و فضای