به همین دلیل در حال حاضر انواع نرم افزار رستوران وجود دارد که متناسب با رستوران و سایر مجموعه‌های غذایی طراحی شده و می‌تواند به صاحبان کسب‌وکارها کمک بسیاری کند.        
افتتاح یک رستوران تقریبا آرزوی اکثر مردم بوده اما در حال حاضر تنها داشتن یک سرآشپز خوب در فضای رستوران کافی نیست. برای موفق شدن در این حوزه کاری علاوه بر دانستن چگونگی تهیه غذا باید دانست که چگونه غذاها به فروش می‎رسند تا با این کار منجر به حفظ فروش شده و سپس درآمد حاصل از فروش را محاسبه کرد.            
صاحبان مجموعه‌های غذایی حتی اگر امور حسابداری را هم بلد نباشند باید حداقل چگونگی کار با اعداد را بدانند تا متوجه شوند دقیقا چه چیزی در مجموعه آنها در حال وقوع است. برای ساده‌تر شدن این موارد نکات مهمی در خصوص حسابداری مجموعه‌های خدمات غذایی وجود دارد که در بخش بعد به آنها خواهیم پرداخت.

نکات مهم حسابداری مجموعه‌های خدمات غذایی به جهت کنترل وضعیت مالی

از جمله راه‌هایی که می‌تواند به جهت مدیریت بهتر امور مالی مجموعه‌های غذایی کمک کند شامل بخش‌های زیر است:

1. درک زبان: برای اینکه بتوان به موفقیت در حسابداری یک رستوران تسلط پیدا کرد، بهترین راه یادگیری زبان حسابداری است. صاحب یک کسب‌وکار باید قوانین و اصطلاحات اولیه حسابداری را بداند تا بتواند به طور کامل درک کند که چه کاری در حسابداری انجام می‌شود و حسابدار دقیقا چه کاری انجام می‌دهد.
2. داشتن دقت بالا: تمامی صورتحساب‌ها باید به صورت ریز به ریز یادداشت شوند. شاید در ابتدا یادداشت نکردن موارد کوچک مهم نباشد اما در آینده این حساب‌های کوچک می‌تواند در تجزیه و تحلیل، حساب‌ها، شمارش درآمد یا هزینه و مالیات یک کسب‌وکار اختلال ایجاد کند. بنابراین هر مقداری که صرف خرید و یا فروش می‌شود باید یادداشت شود تا دقیقا از میزان هزینه و سود آن اطلاع داشت.
3. تبدیل حسابداری به یک تمرین روزانه: حسابرسی به هزینه‌های رستوران باید به صورت روزانه انجام شده تا بتوانید به یک عادت تبدیل شود. در این صورت مالیات کمتر می‌شود و ایده بهتری از نحوه اجرای عملیات به دست می‌آید.
4. آگاهی از هزینه‌ها: در این مرحله باید دانست که هزینه‌های یک مجموعه چقدر است. این هزینه‌ها شامل مواردی همچون اجاره، استهلاک تجهیزات، حقوق و غیره خواهد بود.
5. محاسبه سود و زیان: در این بخش هر هزینه و درآمدی همچون هزینه‌های نیروی کار، صورتحساب‌ها، فروش و غیره تنظیم می‌شود. بهتر است سود و زیان‌ها به صورت هفتگی بررسی شود اما می‌توان آنها را به صورت ماهانه و یا سالانه نیز انجام داد.

حسابداری صنایع غذایی و سایر صنایع

رستوران‌ها دارای ویژگی‌ها و نیازهای حسابداری خاصی نسبت به سایر صنایع هستند. ممکن است در ابتدا تصور شود که حسابداری در کل یک امر یکسان بوده، در حالی که این مورد می‌تواند از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت باشد. در نرم افزار فست فود و حسابداری صنایع غذایی ممکن است در ظاهر همه چیز یکسان با شیوه‌های استاندارد سایر حسابداری‌ها باشد زیرا به مانند سایر صنایع این حسابداری نیز شامل بسیاری از روش‌های هزینه‌یابی، صورت‌های سود و زیان و گزارش‌های جریان نقدی است.
با این تفاسیر همان‌طور که یک رستوران هزینه‌ها و تجهیزات منحصر به فرد خود را دارد، حسابداری رستوران نیز تفاوت‌های ظریفی نسبت به سایر صنایع خواهد داشت که مهم‌ترین موارد آن شامل بخش‌های زیر است:

• روش‌های حسابداری: مانند سایر صنایع، رستوران‌ها نیز از روش‌های نقدی یا تعهدی برای انجام حسابداری خود استفاده می‌کنند.
• انواع هزینه‌های رستوران: مانند هر کسب‌وکاری، رستوران‌ها نیز دارای هزینه‌های ثابت و متغیر هستند. هزینه‌های ثابت شامل هزینه‌هایی همچون اجاره، پرداخت قبوض آب و برق، بیمه، پرداخت وام و حقوق کارکنان بوده و هزینه‌های متغیر شامل پرداخت دستمزد ساعتی کارکنان و هزینه‌های غذا است. بودجه بندی هزینه‌های متغیر دشوارتر بوده زیرا به طور مکرر تغییر می‌کنند.
• مدیریت موجودی: ممکن است سایر مشاغل نیازی به بررسی مکرر موجودی خود نداشته باشند اما مدیریت موجودی هفتگی برای رستوران‌ها بسیار حیاتی است، زیرا موجودی رستوران مواد غذایی بوده که بیشتر آنها فاسدشدنی هستند و در کمتر از یک ماه خراب می‌شوند.

نتیجه گیری

با شناخت موارد اشاره شده، دارا بودن نرم افزار کافی شاپ و انجام صورتحساب‌های دارایی از زمان افتتاح و راه‌اندازی یک رستوران یا کافی شاپ امری چالش برانگیز است. صاحب کسب‌وکار باید سرمایه خود را پیدا کرده، برنامه‌های ۲۴ ساعته کارکنان را مدیریت کند، فرآیندها را بهینه سازد و هزینه‌ها را کنترل کند. در این بین کنترل هزینه‌ها، چالش برانگیزترین وظیفه و در عین حال مهم‌ترین وظیفه یک کارفرما است.
هزینه‌ها بر روی سودآوری یک کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند و اگر کنترل نشوند منجر به مشکل در کسب‌وکار خواهند شد. در این بخش مواردی که موجب کنترل وضعیت مالی برای یک مجموعه خدمات غذایی همچون رستوران و کافی شاپ بوده، عنوان شد و به تفاوت این صنعت با صنایع دیگر پرداخته شد. این موارد موجب می‌شود تا مجموعه‌های خدمات غذایی همچون انواع رستوران‌ها و کافی شاپ‌ها از نرم افزارهای حسابداری به جهت تسهیل در امور کارهای خود استفاده کنند.          
این نرم افزارها که مناسب برای انواع مشاغل کوچک هستند می‌توانند به تجزیه و تحلیل و انجام محاسبات یک مجموعه خدمات غذایی پرداخته و در کوتاه‌ترین زمان به مدیریت دقیق حساب‌ها بپردازند تا صاحبان مشاغل بهتر هزینه‌های خود را مدیریت کنند و از این طریق منجر به سودآوری کسب‌وکار خود شوند.